重庆第二师范学院公文处理办法

第一章 总则

第一条 为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中国共产党机关公文处理条例》(中办发〔1996〕14号)、《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）及《国家行政机关公文处理格式》（GBT9704-1999）国家标准，结合学院实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于我院党政管理工作中的公文处理工作。

第三条 学院公文（包括院内发文和外来公文）是学院在管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范格式的公务文书，是学院贯彻党和国家的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况以及依法治校的重要工具。

第四条 公文处理是包括公文拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理应坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全；必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家和学院秘密安全。

第六条 学校领导及各单位负责人应高度重视公文处理工作，模范遵守国家和学院公文处理办法，切实加强对本单位公文处理工作的指导和检查。

第七条 学院党委办公室、学校办公室（以下简称党办、校办）是学院公文处理的管理机构，主管学院公文处理工作，并负责指导各二级单位的公文处理工作。

第八条 学院党办、校办配备专职秘书，各二级单位应指定专人从事公文处理工作。公文处理人员应由具有较高政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，廉洁正派，恪尽职守的人员担任。

第九条 公文处理人员应加强公文处理知识的学习，严格按照国家规定及《办法》做好公文处理工作，在行文规则、文种使用、公文语言、公文格式、收发文办理、公文管理和归档方面，力求达到规范化要求。

第二章 公文种类

第十条 学院适用的公文种类有：
(一) 决议 适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

(二) 决定 适用于对学院重要事项或者重大行动做出决策和安排；奖惩有关单位和人员；变更或者撤销下级机关不适当的决定。

(三) 意见 适用于对重要问题提出见解或处理办法。

(四) 公告 适用于向院内外宣布重要事项或者法定事项。

(五) 通告 适用于在学院一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(六) 通知 适用于传达上级单位的指示、转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章制度，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

(七) 通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

(八) 报告 适用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级单位的询问或要求。

(九) 请示 适用于向上级单位请求指示、批准。

(十) 批复 适用于答复各二级单位的请示事项。

(十一) 规定 适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(十二) 函 适用于与不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

(十三) 会议纪要 适用于记载和传达会议的主要精神和议定事项。

第三章 公文格式

第十一条 按公文的作用和行文关系公文可分为上行文、下行文、平行文三种格式。报上级单位的公文为上行文，下发校内各单位的公文为下行文，与不相隶属单位公务往来中发出的公文为平行文。

第十二条 公文一般由版头（发文机关标识）、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发机关、印制日期和印制份数等部分组成。
(一) 版头 一般应当使用发文单位全称或规范化简称。联合行文，用主办单位名称。

(二) 发文字号 由发文单位代字、年份和序号组成。年份应标全称，用六角括号〔〕括入，序号不编虚位，不加“第”字。联合行文，只标明主办单位的发文字号。

发文字号标注于版头下空2行处，居中排布，上报公文的发文字号居左空1字，用3号仿宋体字。

(三) 签发人 上行文应当在发文字号右侧标注“签发人”， 签发人姓名居右空1字；“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名；下行文、平行文不标注“签发人”。我院公文的签发人应为院级领导。

(四) 标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除书名和规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。回行时，要做到词意完整，排列对称。

公文标题位于横隔线下空1行处，居中排布，用2号小标宋体字。

(五) 主送单位 指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称。

主送单位位于标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字；主送单位之间用顿号或逗号，最后一个主送单位名称后标全角冒号。

(六) 正文 公文的主体。位于主送单位名称下1行处，用3号仿宋体字；文中如有标题可用3号小标宋体字或黑体字；正文一般每页排22行，每行28个字；文中的数字、年份不能断开回行。

(七) 附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。“请示”公文应在成文日期下1行左空2字用3号仿宋体字注明联系人姓名和电话。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”二字，有序号时标识序号。

(八) 印章 除“会议纪要”外，公文应加盖发文单位印章。印章必须用鲜章，端正、居中下压成文日期。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期。两印章互不相交或相切，相距不超过3mm。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(九) 发文单位署名 发文单位（全称）位于正文末页的右下方，与正文及其附件名称之间留出适当距离，用3号仿宋体字。行政公文可不署发文单位。
(十) 成文日期 以领导人签发日期为准；联合行文，以最后签发领导人的签发日期为准；会议通过的事项，以通过日期为准。

成文日期位于发文单位署名正下方，右空4字，党的公文用阿拉伯数字；行政公文用汉字书写，“零”写为“○”。

(十一) 主题词 位于抄送单位上方。公文应当按《国务院公文主题词表》和《高等学校档案通用主题词表》及上级机关的要求标注主题词，一份文件标注的主题词最多不超过7个。“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格标识，后用全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

(十二) 抄送单位 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的其它单位，应当用全称或规范化简称、统称。多个抄送单位一般按照先外后内、先大后小顺序排列。

抄送单位名称标注于主题词下1行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”二字，后标全角冒号；抄送单位之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后用句号。

(十三) 印制版记 由公文印制单位名称、印制日期和份数组成。

印制单位名称、印制日期位于抄送单位之下(无抄送单位的在主题词之下)1行，用3号仿宋体字；印制单位左空1字，印制日期右空1字；印制日期用阿拉伯数字标识。份数位于印制单位名称、印制日期之下，右空1字，用3号仿宋体字。

主题词、抄送单位、印制版记置于公文最后一面，印制版记最后一个要素置于最后一行。主题词、抄送单位、印制版记下方各加一条与版心宽度相同的分隔线。

第十三条 除第十二条中的基本组成部分和格式外，有的公文还应包括份号、密级与保密期限、紧急程度、印发传达范围。

(一) 份号 公文印制份数的顺序号。涉及国家“绝密” 、“机密”级公文应当标明份号。份号用阿拉伯数字顶格标识在公文首页版心左上角第1行。

(二) 密级与保密期限 涉及国家秘密的公文应当标识其密级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在公文首页份号下1行；密级与保密期限之间用“★”隔开，如“机密★15年”。

(三) 紧急程度 对公文送达和办理的时间要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“加急”，用3号黑体字，顶格标识在公文首页版心右上角第1行。

(四) 印发传达范围 有的公文需注明印发传达范围，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

第十四条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十五条 学院公文版头的主要形式及适用范围

(一) “中共重庆第二师范学院委员会文件”、“重庆第二师范学院文件”主要用于党委、行政向上级单位的报告、请示；发布党委、行政的重要决定、重要工作部署、干部任免通知；转发上级单位、平级单位和下级相隶属部门的文件；批转各二级单位的重要报告、请示等。

(二)“中共重庆第二师范学院委员会”、“重庆第二师范学院”主要适用于以党委、行政名义与同级单位商洽工作、询问和答复问题以及院内各职能部门职权范围内发文。

(三) “中共重庆第二师范学院纪律检查委员会文件”、“共青团重庆第二师范学院委员会文件”、“重庆第二师范学院工会文件”分别适用于纪委、团委、工会工作发文。

第四章 行文规范

第十六条 行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。能以口头、电话等方式解决的问题不以书面的方式解决；职能部门职权范围内能解决的问题不以学院党委和行政的名义解决。

(一) 以学院党委名义发文，应是党委决定的全院性的重大事项、贯彻上级指示精神的安排、向上级党委的重要请示或报告；

(二) 以学院名义发文，应是学院行政对全院工作作出的重大决定、制定的重要政策及规章制度、以学院名义向上级的重要请示或报告、以学院名义依法行使职责的文书、文件；

(三) 学院内一般布置工作、周知日常事项、职能部门的业务工作，不得以党委、行政的名义发文;确因工作需要,可由党办、校办发文。对于超出职权范围的问题，由主办单位报学院处理，根据实际情况确定是否需要行文。

第十七条 学院及各部门的行文关系，应贯彻党政分开的原则，根据各自隶属关系和职权范围确定。

(一) 向上级单位的行文，应当主送一个上级单位，如需其他相关的上级单位阅知，可用抄送形式。不得越级向上级单位行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

(二) 院内的重要发文应当同时抄送重庆市教委或重庆市级相关单位。

(三) 党办、校办根据授权可以向各二级单位行文。中共重庆第二师范学院纪律检查委员会按照工作职责可以向各二级单位行文。重庆第二师范学院工会和共青团重庆育学院委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。

(四) 学院除党办、校办外的其他内设机构不得对外对内正式行文，也不可相互行文；确因工作需要对内行文的，一般应以党办或校办的名义下发或转发；部门之间对有关问题未经协商一致的，不得各自向下行文。

(五) 党委和行政必要时可联合行文，特殊情况下学校行政可与校外其它单位联合行文。党政联合行文主要用于：转发上级党政机关的联合行文；发布党委和行政的工作部署、决定及其他重要事项；批转党委和行政部门联合拟定的工作意见。

(六) 涉及多个部门的工作，应在相关部门意见一致，学院相关会议通过或校领导同意的情况下方可行文。

(七) 涉及外事方面的事宜需要行文，必须由学院国际交流合作处提出意见，方可行文。

第十八条 “请示”应当一文一事，不应当在非请示公文中如“报告”夹带请示事项。“请示”一般只写一个主送单位，不得多头主送。如需同时送其他部门，应用抄送形式。

(一) 属于学院职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送职能部门处理，不必向学院请示。学院各职能部门对职权范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延；确需向学院请示解决的问题，职能部门要事先提出具体意见。

(二) 向学院请示的，除校领导直接交办的事项外，“请示”应送党办或校办按照有关程序办理，不得直接送领导个人。

第十九条 院内不相隶属单位商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等，用“函”的形式。

第二十条 党办或校办对不符合公文格式或行文规则的上报公文，可退回呈送单位重新按程序办理。

第五章 发文办理

第二十一条 发文办理指制发公文的过程，主要包括拟稿、核稿、签发、核发、登记、印制、用印、分发等程序。
第二十二条 党委、行政的综合性文稿由党办、校办拟稿，或受党委、行政的委托由有关部门代为拟稿；凡内容属于职能部门工作范围内的文稿，由主管职能部门拟稿；内容涉及几个职能部门的，由主办单位拟稿。

第二十三条 以学院党委和行政名义发文或批转本单位公文时，应拟出文稿和批语稿；重要文稿的起草，单位负责人要亲自拟稿或组织起草。草拟公文应当做到：

(一) 符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合学院的实际情况；如需变更现行政策、规定或提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

(二) 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，用词规范，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。

(三) 根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系正确选用规定的公文文种，不得随意生造和滥用文种。

(四)公文正文内容都应使用文字表述，不能以表格或其它格式反映公文的主要内容，文字不方便表述的内容应以附件（可用表格或其它格式）的形式对正文进行补充。

附件文字材料的标题、字体、字号、字距、行距按正文要求处理；附表要求制作规范、大方、美观。

(五) 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号（用圆括号括起）；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。

(六) 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“⒈”，第四层为“(1)”。

(七) 公文使用的汉字按国家规定的标准方案执行，使用规范字；公文中的计量单位，采用国家法定计量单位。

(八) 文内使用非规范化的简称，应当先用全称并同时注明简称；使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九) 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

(十) 公文拟稿应进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。对涉及其他部门或院（系）职权范围内的事项，应当主动与有关部门或院（系）协商取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门或院（系）会签后报请学院协调或裁定。

(十一) 所拟公文是上级单位或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后，以便审核。

第二十四条 拟稿单位拟好文稿内容，按规定要求认真填写《重庆第二师范学院发文稿笺》（电子版），经拟稿单位主要负责人审核并签署意见后，将电子文档通过电子办公系统上传党办、校办审核；如会签须先把电子文档转至相关部门负责人审核签署意见，如无特殊原因，会签时间一般不超过2天，超过2天不能会签的需向主办部门作出解释，然后返回拟稿单位，由拟稿单位送党办、校办审核。

拟稿单位草拟的文件实行文责自负，坚持不合格的文稿不出拟稿单位，实行公文质量考核制度，党办、校办将定期或不定期对各单位公文质量进行通报。

第二十五条 党办、校办负责对各拟稿单位报送电子文稿进行审核，经核稿后由党办、校办通过电子办公系统转至领导签发；未经党办、校办审核的公文，不得直接转至领导签发。

党办、校办审核的重点是：是否与有关部门协商、会签；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的要求；公文格式是否符合本办法的规定等。核稿时间一般在1个工作日完成，特殊情况在2个工作日完成。

第二十六条 凡以学院党委、行政名义制发的文件（含上行文）应是全院综合性的、重大的问题，一般应先经党委会、校长办公会讨论决定，由党委书记、校长签发。

其它业务性工作文件，由学院分管领导签发；涉及两位以上领导分管的工作，送有关校领导审阅后，由主管校领导签发或由两位以上领导共同签发。

属于日常例行性工作文件，如一般性会议通知，一次性短期内结束的工作和局部性业务工作等，根据授权可由党办、校办主要负责人签发；也可采取信函式文头加盖公章不编文号的方式印发。

第二十七条 对校领导签发后的公文返回党办、校办进行复核，经党办、校办文秘人员复核校对无误后确定发文字号、分送单位和印制份数，进行统一登记、编号、印制、分发。

复核重点：是否符合行文规则，印发范围、主题词、公文文字、标点符号是否有错误，审批、签发程序是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等。

校领导已经签发的文件，部门和个人不得随意增删更改内容，错别字、标点符号等明显技术错误，可以作技术处理；复核校对人如发现原稿上有错漏，应及时与拟稿单位联系处理，不得自行处理。公文校对中需要修改的地方，须按国家标准（CB/T14706—1393）正确使用校对符号并遵守使用规则，

印制公文要做到格式规范，布局合理，用字标准，印刷清晰，页面美观，装订整齐，一般在1个工作日完成，特殊情况在2个工作日完成。发出的公文要履行登记签收手续，并将2份纸制文件连同电子文稿由党办、校办存档。

第六章 收文办理

第二十八条 收文办理指对收到的公文办理过程，主要包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、催办等程序。

(一) 签收 外来公文一律由党办、校办机要秘书签收、启封，逐件清点，重要文件要逐页清点，并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。如发现问题（如散包、被拆、错送、错投等）要及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。

(二) 登记 对收到的公文（含电子公文）应逐项登记来文标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期等。
(三) 拟办 对电子公文，通过电子办公系统实现公文及时流转。党办、校办主任对收悉的电子公文签署意见后，上传校领导签署意见并返回党办、校办秘书科，最后流转至具体责任部门贯彻落实。对收到的纸质公文应打印收文处理专用签，分类送党办、校办分管主任提出具体拟办意见，需要两个以上部门办理的公文应明确主批人或明确主办部门和协办部门。根据拟办意见，将公文分送领导批示或阅知，实行急件急送；对紧急批件，若领导外出，应在24小时内电话联系，确实无法联系的，转相关领导处理。需送请领导批阅的传真件，应复印后办理。

(四) 批办 校领导批示需部门办理或阅知的公文，应退回党办、校办按程序处理，不直接交给部门；对需要由两个以上部门办理的，应当指明主办部门；紧急公文，应当明确办理时限。经校领导签批的文件在党办、校办传递的时间一般不得超过1个工作日，特殊情况不得超过2个工作日

校领导对报请审批的各类公文，要及时批阅。对一般公文的批阅，一般不得超过2个工作日，特殊情况不得超过5个工作日；对限时办理的公文，应在规定时限内批阅；对特急件，应及时批阅。校领导对报请审批的公文，一般应批示明确意见，并写上姓名和审批时间。
(五) 传阅 按照文件传阅的有关规定，应当随时掌握公文去向并予以登记，避免漏传、误传和延误。公文不得横向传阅。

(五) 承办 凡属承办部门职权范围内的事项，承办部门根据领导批示、按照文件要求办理；凡涉及其他部门的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请党委、行政或主管领导审批的事项，承办部门应当提出处理意见，送党办、校办呈送有关领导审批。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿；紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明；对于两个以上部门同时办理的公文，主办部门应当与协办部门主动协商，及时处理；对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回党办、校办并说明理由。

(六) 催办 党办、校办对公文的承办情况进行督促检查，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，并随时向主管领导汇报办理情况。

第二十九条 党办、校办对各二级单位请求批准事项的公文，应当在收到后的 2个工作日内将办理情况答复来文单位。

第三十条 各二级单位文秘人员要定期接收院内电子公文，保证公文及时办理。各二级单位的收文处理参照本办法执行。

第七章 公文管理

第三十一条 公文由党办、校办严格管理，公文一般只发给组织，不发给个人。党办、校办应做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又有利于公文保密。

（一）对录有保密公文的计算机磁盘、光盘、磁带等应按同密级的公文进行管理。

（二）秘密公文应当在办公室阅读，不得随意带出。个人参加上级会议带回的公文，应及时交党办、校办登记保管，个人不得私自保存，如工作需要借阅，须履行相关手续。

（三）党办、校办机要秘书应对标有密级的公文定期进行清理、清退。省军级公文和绝（机）密级公文按规定按时退回市委办公厅和市府办公厅。其它秘密公文和未标密级的正式公文，由党办、校办机要秘书妥善保管，除需留存归档备查的外，其余应在一年后按有关规定自行清理、登记、销毁。

销毁标有密级的公文，经领导批准后，由两人监销，确保不丢失、不漏销；其中，销毁涉密公文（含密码电报）应当进行登记。个人不得擅自销毁公文。

遗失秘密公文，要认真进行查处并及时向上级发文单位和学校保密机构写出书面报告。

第三十二条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理立卷后移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十三条 为适应办公信息化的要求，逐步推进无纸化办公。电子公文的发送和接收，按市政府电子公文有关规定处理。

第八章 公文归档

第三十四条 公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和其它有关规定，及时整理、归档。个人不得保存应归档的公文。

(一) 院外公文和院内一、二类公文，由党办、校办负责归档。

(二) 各二级单位要指定兼职档案员负责本部门工作范围内已办理完毕的院内院外公文的整理、立卷工作。

(三) 立卷的内容包括上级单位的文件及办理结果，院内公文的定稿、正本（包括附件）以及上级对请示、报告的批复。立卷要保证资料齐全、完整，正确反映主要工作情况，便于保管、查找和利用。案卷中的文件排列，要按文件形成的时间顺序，逐件编上页码，填写卷内目录，并由立卷人在卷内签字。

(四) 传真文件应复印后存留复印件。

(五) 联合办理的公文，原件由主办部门立卷、归档，其它部门保存复制件。

(六) 立好的案卷应当确定保管期限，在次年的三月份以前向学院档案馆移交。个人和职能部门不得以任何理由截留应归档的文件。

第九章 公文保密

第三十五条 公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，遵守党的保密纪律，确保党和国家秘密的安全。凡泄漏和出卖党和国家秘密文件的，依照有关法律、法规进行处理。

第三十六条 上级单位的有密级的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，如因传达贯彻需要，由党办、校办统一翻印、印发，注明翻印的单位、日期、份数和印发范围，并视同原件管理。未经批准，任何单位和个人不得自行翻印、转发；未经文件制发机关同意或授权，党内文件阅读范围不得自行扩大。

第三十七条 秘密公文的密级按其内容及如泄露可能对党和国家利益造成危害程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。不宜公开发表又未标注密级的公文，按内部公文管理。

第三十八条 发文单位在拟制公文时，应严格划分密与非密的界限。对确需保密的公文，要准确标注密级。公文密级的变更和解除由发文单位或上级单位决定。

第十章 附则

第三十九条 本办法下发之日起实行。

第四十条 本办法由党办、校办负责解释。